名刺 オリジナルの情報交差点
どうやってわかりやすく伝えたらいいのですか。
それじゃあ次に、わかりやすく伝えるスキルについて、整理してみよう。
太郎くんの場合、役員にとっての関心事は何であるのかを考えることが大切だ。
システムの操作法よりも、システムが経営分析に役立つツールを備えていることを強調したほうがわかりやすい。
受け手の予備知識の程度は、伝えるときに-から伝えないといけないのか、ある程度基礎的なことは省略していいのかの分かれ道にもなる。
また、伝える時間によって、どのポイントに的を絞ったらよいのかが餐わってくる。
時間がなければ、あれもこれも伝えることはできない。
受け手の最も知りたい点だけを優先して伝えることになる。
これらの点をふまえると、どの点を重視してわかりやすく伝えたらよいのかがわかってくる。
「IT」や「ユビキタス社会」はどうだろうか。
「画期的な」 「斬新な」はイメージを措きにくい。
「赤い」は信号やりんごの赤をイメージすることができるし、 「悲しい」は人が泣いている姿をイメージすることができる。
抽象的な概念であればあるほど、具体的な絵は措きにくい。
この場合、自分がそのことばの意味をわかっていれば、概念的なイメージを頭で考えて、それをもとに概念図を措くことができる。
概念図とは、事物の構造や関係のあらましがわかるように描いた図のことをいう。
本来目に見えないものを見えるような絵にすることだ。
会社には、組織図というものがある。
組織図とは、本来日に見えない組織を概念図に落とし込んだものだ。
他にも、ビジネスモデルというのがある。
代表的なものにはデルモデルというのがあり、デル社のビジネスの仕組みを1枚の絵に表している。
概念図が描ければ、アイデア発想や新商品開発、新規事業のミーティングなど抽象性の高い議論でも、わかりやすく伝え、考えを共有化する わかりやすく伝えるために図式化する。
全体像の把握につながる。
メモ用紙を用いて伝えることができない場合、受け手が具体的なイメージを持てるようにするにはどうすればよいか。
次の2つに要約できる。
『ジャバネットたかた』の高田社長は、テレビ通販でおなじみの方だ0テレビ通販は3-5分で商品を説明して、購買意欲をそそらないといけない。
他のテレビ通販会社を抜いて『ジャバネットたかた』は、業界でも上位の業績を誇っている。
高田社長のしゃべり方は、平戸弁で決してりゅうちょう流暢ではない。
商品をわかりやすく説明している。
高田社長は、このわかりやすい話し方をラジオ通販で培ったという。
高田社長は、 「ラジオでもモノを見せることができる」という。
たとえば超小型カメラ。
「名刺より小さく、携帯電話より軽いのです」と話せば、ラジオでも商品が見える。
ここで大切なのは、見せる、つまり、受け手が具体的なイメージを描けるようにすることだ。
専門用語・業界用語、抽象的な形容詞や副詞がわかりにくいのはこの点にある。
受け手は、そのことばから何もイメージを描くことはできないからだ。
そこで大切になってくるのは、難しい専門用語や業界用語を、受け手が理解できる身近なものに置き換えて伝えることだ。
受け手に伝わるようにするにはどう伝えればよいのかを考えることが、わかりやすく伝える第一歩となる。
また、たとえ話によって理解を促進する方法もある。
たとえ話は「正確な」伝え方ではないが、 「わかりやすい」伝え方になる。
昨今、 「プロバイオテイクス」ということばが、健康を見直す指標として指摘されている。
このことばを大切にしている企業の人に尋ねてみる。
わかりやすく効率的なコミュニケーションはあくまでも、緊急性・那興性が求められるときに使うコミュニケーションだ。
時間があるのに、正確に伝えるべきところを、根拠を提示しないで主張だけですませてしまう場合がある。
本来クリティカル・コミュニケーションで伝えるべきところを、フィーリング・コミュニケーションにしてしまったケースだ。
上司などから、説明もないまま指示・命令を受けたことはないだろうか。
私は4月から5月にかけて、 JTリーダー研修(ブラザー・シスター研修、メンター研修)の研修依頼を受ける。
そのとき、なぜこの研修に参加をしたのかと受講生に問うと、「上司からこの研修に行ってこいと言われたから、参加した」 という答えをよく聞く。
なぜこの研修が大切なのか、 。
JTリーダーの役割は何かについて、上司が何も説明をしないのだ。
ただ「行け」と言って送り出すのは、自律性なき社員を上司自らがつくりあげているといってよい。
しかも、目的を共有化しようともしないのだから、悪しき例だ。
「君は入社して3年がたち、仕事も一通り覚えたころだ。
そろそろ、職場全体を見渡せるようになるためにも、将来マネジメントを担っていくためにも、今年入社の新人の育成を通して、それらの基本を学んでほしいと思っている。
そのため今年は、君に。
JTリーダーの研修に参加してほしい」 せめて、これくらいの根拠に基づいて「研修に行ってこい」と言うべきところだが、そこまで言える上司は少ない。
効率よく話そうとするのは上司だけではない。
職場全体に見られることだ。
このような根拠なき主張は、職場のなかでは当たり前のように蔓延しているのだ。
特に会議やミーティングのときは、基本的にクリティカル・コミュニケーションが主体となるはずだが、多くの場合、フィーリング・コミュニケーションになっている。
次のようなやり取りを、耳にしたことはないだろうか。
「ところで、今日集まってくれたのは他でもない。
最近皆の残業時間が著しく増えている。
このままではまずいと思って、その対策を考えたいのだが一一」「唐突な仕事が増えているのですよね」「部の人員が慢性的に不足しているのですよ」「本来となりの部署がやらないといけない仕事まで、こっちに来ているのですよ」「こんな会議をやって、人を増やしてくれるのですか」残業時間がいつからどれくらい増えているのか、唐突な仕事の発生件数がどれくらいあって、どの程度残業と関係があるのか、部の適正人敬は何人くらいなのかなど、具体的な事例や統計的数字といったデータを用意せずに、会話が進められている。
直感や感情で主張をされても、実際に慢性的に人員不足なのかどうかを検証するすべもない。
事実(データ)に基づかない議論は、抽象論で終わってしまう。
具体的な解決策が見えてこない。
これでは問題解決にもならず、会議は踊るだけだ。
こんな営業を受けたことはないだろうか。
「そこを何とかお願いしますよ」と、プレゼンのとき、たしかに私も言っていました。
太郎くんは聞いてバツとした。
役員へのプレゼンをしたときに、クリコミ先輩を訪問したときに、知らず知らずのうちにこのような使い方をしていたからだ。
「役員の皆様には常識的なことですから、私が今さら申し上げることではありません」「わかりやすく伝えるといいますけど、それってコミュニケーションにとって当たり前のことじゃないのですが」「常識的なこと」と言っているときは、具体的なデータは何であるかと考えることを放棄していました。
「当たり前」と言っているときは、暗黙のうちに自分の価値観がだれにもあてはまるものと決め込んでいました。
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